Платёжный календарь для бизнеса: как составить и вести
Инструмент, который показывает провальную неделю за две–четыре недели до неё. Разбираем, как составить платёжный календарь за час, и отдаём рабочий шаблон в Excel.
Что такое платёжный календарь и зачем он бизнесу
Платёжный календарь — это график обязательных платежей и ожидаемых поступлений по датам, с остатком денег нарастающим итогом. Он отвечает на единственный вопрос, который важнее прибыли в моменте: хватит ли денег на каждую неделю вперёд.
Не путайте с бюджетом. БДДС — плановый документ: сколько придёт и уйдёт за месяц по статьям. Календарь — операционный инструмент: какие платежи пройдут в четверг и останутся ли после них деньги. Бюджет может сходиться, а в третью неделю месяца платить нечем — месячный план это прячет, календарь показывает.
Первая неделя с минусом в календаре — это кассовый разрыв, увиденный заранее. Разница между «увидели в понедельник за три недели» и «узнали в пятницу от банка» — это разница между звонком поставщику с просьбой сдвинуть срок и просроченной зарплатой.
Как составить платёжный календарь: пять шагов
- Выпишите обязательные платежи с датами. Аренда, зарплата, налоги, кредиты, поставщики. Пометьте защищённые статьи — те, что не двигаются: налоги, ФОТ, критичные поставщики.
- Выпишите ожидаемые поступления по датам. Честными датами: не «должны заплатить в понедельник», а «по договору отсрочка до 15-го, обычно платят 18-го». Оптимизм в датах поступлений — главный источник «внезапных» разрывов.
- Посчитайте остаток нарастающим итогом. От текущего остатка на всех счетах: прибавляйте поступления, вычитайте платежи — по неделям, при плотном графике по дням.
- Найдите первую неделю с минусом. Это и есть точка будущего разрыва: видна глубина (сколько не хватает) и срок (сколько времени на манёвр). Что делать дальше — разбор инструментов закрытия разрыва.
- Обновляйте еженедельно. Понедельник, 10 минут: сверить остаток с планом, сдвинуть даты, добавить новое. Календарь без ритма обновления даёт ложную уверенность — это хуже, чем его отсутствие.
Пример. Остаток на счетах — 1,2 млн ₽. Впереди: налоги 400 000 (28-е), зарплата 600 000 (5-е), аренда 350 000 (1-е), поступление от сети 900 000 (по отсрочке — 10-е).
Нарастающим итогом к 5-му числу: 1 200 000 − 400 000 − 350 000 − 600 000 = −150 000 ₽. Поступление 10-го всё закроет, но зарплата 5-го не пройдёт. Календарь показал это за месяц — время передоговориться об авансе или сдвинуть платёж поставщику.
Шаблон платёжного календаря в Excel
Чтобы не собирать таблицу с нуля, забирайте наш шаблон — тот же формат, в котором мы ведём платёжные календари клиентов.
Шаблон платёжного календаря CYBER CFO
Обязательные платежи по датам с категориями «защищённый/обычный», поступления по неделям, остаток нарастающим итогом и подсветка минусовых недель. Только формулы — меняйте жёлтые ячейки.
Как получить: нажмите кнопку — наш бот пришлёт файл в Telegram. Никаких форм, почты и телефона: сайт не собирает ничего.
Получить шаблон в Telegram →Шаблон открывайте в Excel: в Google Sheets может ломаться условное форматирование.
Платёжный календарь в 1С: когда его недостаточно
В 1С:УНФ, 1С:ERP и «Управлении холдингом» платёжный календарь есть из коробки: заявки на расходование против планируемых поступлений. Если учёт ведётся день в день и все деньги в одной базе — пользуйтесь им, это правильный инструмент.
Календаря в 1С перестаёт хватать, когда:
- Юрлиц и банков несколько. Календарь в каждой базе свой, а зарплату группа платит из общего котла. Картина «по группе» собирается руками — или не собирается.
- Выписки попадают в учёт с опозданием. Бухгалтерия разносит банк раз в неделю — календарь показывает остаток недельной давности, решения принимаются вслепую.
- Собственнику нужен взгляд без 1С. Лицензия, VPN и обучение ради одной цифры «хватит ли денег» — плохой обмен. Эта цифра должна приходить сама.
- Нужен горизонт дальше месяца. Календарь видит недели. Сезонную закупку, раскатку точек и дно по деньгам на 24-м месяце видит только помесячная финансовая модель — календарь и модель закрывают разные горизонты.
Чем поможет CYBER CFO
Шаблон закрывает ручное ведение календаря. Когда нужен дальний горизонт или календарь, который ведёт себя сам, — это к нам.
Финансовая модель
Помесячная на 60 месяцев: P&L, баланс, денежный поток, 3 сценария, DCF. Пик потребности в деньгах — по месяцам, с автопроверками внутри файла.
Модель для банка или инвестора
Тот же расчётный стандарт плюс сопровождение сделки: итерации по требованиям банка, формат и презентация.
CFO по подписке
Еженедельный пульс бизнеса в Telegram: касса, поступления, платёжный календарь, распределение денег до трат. Разбор месяца с CFO.
Частые вопросы
Что такое платёжный календарь простыми словами?
График платежей и поступлений по датам с остатком денег нарастающим итогом. Показывает, хватит ли денег на каждую неделю вперёд, и подсвечивает первую неделю с минусом — будущий кассовый разрыв.
Как составить платёжный календарь в Excel?
Обязательные платежи с датами, поступления с честными датами, остаток нарастающим итогом от текущего остатка на счетах, поиск первой минусовой недели. Час на первую сборку, 10 минут в неделю на ведение. Шаблон с готовыми формулами — по кнопке выше, бот пришлёт в Telegram.
Чем платёжный календарь отличается от БДДС?
БДДС — плановый документ по месяцам и статьям: сходится ли план. Календарь — операционный инструмент по дням и неделям: чем платим в четверг. Они не заменяют друг друга: бюджет может сходиться, а внутри месяца — десять дней без денег.
Как часто обновлять платёжный календарь?
Минимум раз в неделю — в понедельник сверить остаток на счетах с планом, передвинуть даты, добавить новые платежи. Необновляемый календарь опаснее его отсутствия: он даёт ложную уверенность.
В 1С уже есть платёжный календарь — зачем отдельный?
Если учёт в одной базе и день в день — календарь 1С достаточен. Отдельный нужен при нескольких юрлицах и банках, отстающих выписках, когда собственнику нужна картина без доступа в 1С — или когда нужен горизонт дальше месяца, а это уже помесячная финансовая модель.
Начните с шаблона — это час работы
Заберите шаблон, заполните своими платежами и найдите первую минусовую неделю. А если нужен горизонт на годы — заполните опросник, соберём помесячную модель.